Nowoczesne serwisy pocztowe, takie jak Gmail czy Outlook, są wyposażone w zaawansowane algorytmy filtrowania, które odrzucają wszystko, co wydaje się podejrzane. Tymczasem bez gwarantowanego dostarczenia maili outreachowych niemożliwe jest zbudowanie systemowej pracy z linkami. Dlatego postanowiliśmy zajrzeć „pod maskę” systemów pocztowych i lepiej „poznać się” z botami pocztowymi.
W tym wpisie omówimy, czym jest SMTP, jak skonfigurować identyfikatory SPF i DKIM, jakich wyzwalaczy unikać i dlaczego bez odpowiedniego „rozgrzewania” skrzynki masowy mailing nie ma sensu.
Czym jest SMTP i dlaczego warto o tym wiedzieć
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) to protokół, za pomocą którego jeden serwer przekazuje wiadomość drugiemu. Obrazowo można go porównać do osobistego kuriera dla e-maili. Gdy klikasz „Wyślij”, ten protokół przenosi Twoją wiadomość przez sieć do serwera odbiorcy.
Do pojedynczych wiadomości wystarczą standardowe ustawienia klienta pocztowego. Ale gdy zaczynasz kampanię outreachową i wysyłasz dziesiątki lub setki maili, darmowe usługi pocztowe mogą uznać taką aktywność za podejrzaną. Profesjonalne serwery SMTP (np. SendGrid lub narzędzia takie jak Instantly czy Lemlist) zwiększają szanse na dostarczenie — mają lepszą reputację techniczną i są przystosowane do masowych wysyłek. Jednak SMTP ma poważną wadę: nie weryfikuje, czy rzeczywiście jesteś nadawcą, za którego się podajesz (można wysłać maila z dowolnego adresu — nawet cudzego, jak w phishingu). A jeśli brak dowodów — wiadomość trafia do spamu. Co z tym zrobić?
SPF i DKIM — gwarancja zaufania serwisów pocztowych
Aby serwer odbiorcy ufał Twoim wiadomościom, potrzebuje dowodu, że to naprawdę Ty jesteś nadawcą, a nie oszust podszywający się pod Twoją tożsamość. Takim dowodem są rekordy SPF i DKIM — specjalne wpisy w ustawieniach Twojej domeny.
SPF, czyli pozwolenie na wysyłanie
Aby lepiej zrozumieć, jak działa SPF (Sender Policy Framework), wyobraź sobie listę zaufanych nadawców opublikowaną na Twojej stronie. Mówisz: "Wysyłać maile z @example.com mogą tylko serwery z tych adresów IP."
Gdy serwer odbiera wiadomość „od Ciebie”, sprawdza wpis SPF. Jeśli adres IP jest na „białej liście” — mail przechodzi. Jeśli nie — prawdopodobnie trafia do spamu.
Jak skonfigurować SPF:
- Zaloguj się do panelu DNS swojej domeny (u hostingu lub rejestratora).
- Utwórz nowy rekord TXT.
- W treści wpisu dodaj zaufane serwery. Dla Google Workspace wpis wygląda tak: v=spf1 include:_spf.google.com -all
Oznacza to: "Zezwalam serwerom Google na wysyłanie wiadomości w moim imieniu."
DKIM, czyli podpis cyfrowy
Jeśli SPF to lista zaufanych, DKIM (DomainKeys Identified Mail) to cyfrowa „pieczęć na kopercie”. Potwierdza, że wiadomość pochodzi od Ciebie i że nie została zmieniona „po drodze”.
DKIM dodaje do maila unikalny podpis. Serwer odbiorcy korzysta z klucza publicznego (z Twoich rekordów DNS), aby go zweryfikować. Udana weryfikacja = większe zaufanie.
Jak skonfigurować DKIM:
- W swoim serwisie pocztowym (np. panel admina Google Workspace) wygeneruj klucz DKIM.
- Otrzymasz nazwę rekordu TXT i jego wartość (klucz publiczny).
- Utwórz nowy rekord TXT w panelu DNS i wklej dane.
Konfiguracja SPF i DKIM to absolutne minimum dla linkbuilderów — bez tego maile prawie na pewno trafią do spamu.
Jak rozgrzać skrzynkę pocztową do kampanii outreach
Gdy tworzysz nową skrzynkę, jej reputacja dla algorytmów pocztowych to czysta karta. Jeśli od razu rozpoczniesz masową wysyłkę (nawet 20–30 maili dziennie), będzie to wyglądać podejrzanie. Wynik? Natychmiastowy “ban”.
Z kolei “rozgrzewka” (warm-up) to sposób na stopniowe zwiększanie aktywności, aby zbudować dobrą reputację nadawcy (tutaj opisujemy, jak przygotować sam email do outreachu).
Jak rozgrzać skrzynkę:
- Ręczny start (tydzień 1–2)
Wysyłaj 10–15 wiadomości dziennie do znajomych, współpracowników, własnych adresów na innych platformach. Poproś odbiorców, aby otwierali maile, odpowiadali, oznaczali jako “ważne” lub wyciągali z folderu spam. To silne pozytywne sygnały.
- Automatyzacja (tydzień 2–4 i dalej)
Użyj narzędzi typu Lemwarm, Mailshake, Woodpecker. Automatycznie symulują prawdziwą korespondencję między użytkownikami.
Jednocześnie stopniowo zwiększaj liczbę outreach-maili — zacznij od 20–30 dziennie i zwiększaj objętość.
- Czas trwania warm-upu
Dobra rozgrzewka zajmuje 3–4 tygodnie. Lepiej poświęcić ten czas niż potem przez miesiące walczyć z czarną listą.
Jeśli używasz nowej domeny, warm-up może być dłuższy — niektóre serwisy nie ufają domenom młodszym niż 30 dni.
Jak nie spalić domeny podczas wysyłki
Nie używaj głównej firmowej domeny do masowego outreachu. Jeśli wysyłasz z yourname@company.com i część maili trafi do spamu lub zostanie oznaczona jako spam, ucierpi reputacja całej domeny.
W efekcie nawet normalne maile firmowe mogą nie dojść.
Lepiej:
- utwórz subdomenę np. out.company.com
- adres: hello@out.company.com
- osobne SPF i DKIM tylko dla subdomeny
To stworzy niezależną przestrzeń do testowania kampanii bez ryzyka dla całej poczty firmowej.
Podejrzane linki, załączniki — co jeszcze może “zabić” dostarczalność
Nawet jeśli SPF, DKIM i SMTP są skonfigurowane poprawnie, serwisy pocztowe analizują treść wiadomości.
Filtry skanują słowa, strukturę HTML, liczbę linków, czcionek, obrazków i CAPSLOCK. Jeśli coś wygląda podejrzanie, email może nie trafić nawet do zakładki „Oferty”.
Co dokładnie wywołuje filtry:
Podejrzane linki. Domeny o złej reputacji, skracacze (bit.ly), niejasne przekierowania — wszystko to obniża dostarczalność. Sprawdź, czy tekst i link się pokrywają.
Dobrze:
- przejdź na naszą stronę
- potwierdź udział — example.com/confirm
Źle:
Załączniki. Szczególnie .zip, .doc, .exe, .js — bez kontekstu lub zapowiedzi = spam. Lepiej dodać tylko link do Google Docs lub Notion.
Niespójność pól From i DKIM. Jeśli nadawca, domena i DKIM się nie zgadzają — filtry to widzą.
Jak ograniczyć ryzyko:
- Pisz prostym językiem
- Unikaj przesady i agresywnych CTA
- Dodaj wersję plain-text
- 1–2 linki maksymalnie
- Dodaj podpis: imię, stanowisko, strona
- Sprawdź email przez mail-tester.com
- Korzystaj z Google Postmaster Tools
Wnioski
Dostarczalność zależy od całej infrastruktury — od ustawień technicznych po treść.
- SMTP wysyła, ale nie potwierdza tożsamości
- SPF i DKIM to dowód, że Ty jesteś nadawcą
- Rozgrzana skrzynka = reputacja
- Osobna subdomena = bezpieczeństwo
- Treść też ma znaczenie: linki, załączniki mogą zniszczyć kampanię
Skuteczny email-outreach zaczyna się nie od przycisku “Wyślij”, ale od przygotowania technicznego i zrozumienia działania filtrów.
